Menurut laporan tinjauan oleh PMI, didapati bahawa kerana komunikasi yang tidak efektif, satu dari setiap lima projek tidak berjaya. Untuk memastikan a kejayaan seseorang pengurus projek mesti menguruskan pengurusan komunikasi projek yang berkesan. Dalam artikel Pengurusan Komunikasi Projek ini, saya akan memberi anda panduan lengkap tentang bagaimana komunikasi sistematik dibuat dalam suatu projek dan apakah pelbagai proses yang terlibat di dalamnya.
Berikut adalah topik yang akan saya bincangkan dalam artikel pengurusan masa projek ini:
java keluar dari kaedah
- Apa itu Pengurusan Komunikasi Projek?
- Manfaat Pengurusan Komunikasi
- Proses Pengurusan Komunikasi Projek
Untuk menguasai semua konsep Pengurusan Projek, anda boleh melihat struktur kami program, di mana anda akan dibimbing oleh tenaga pengajar.
Apa itu Pengurusan Komunikasi Projek?
Pengurusan Komunikasi Projek, menurut ,
Pengurusan Komunikasi Projek merangkumi proses yang diperlukan untuk memastikan bahawa keperluan maklumat projek dan pihak berkepentingannya dipenuhi melalui pengembangan artifak dan pelaksanaan aktiviti yang dirancang untuk mencapai pertukaran maklumat yang berkesan.
Ini adalah salah satu daripada sepuluh Bidang Pengetahuan utama yang meletakkan asas kerangka Pengurusan Projek dan memainkan peranan utama dalam memastikan seluruh pasukan projek berada di halaman yang sama. Tanpa pengurusan komunikasi yang betul, keseluruhannya boleh runtuh kerana kekurangan komunikasi boleh mengakibatkan kerosakan dalam pelbagai proses. Ini seterusnya boleh memberi kesan negatif pada hasil akhir dan seterusnya menghasilkan projek yang tidak berjaya.
Pengurusan Komunikasi Projek merangkumi pelbagaiproses yang memastikan bahawa maklumat projek yang betul disampaikan kepada pasukan yang betul dan pada masa yang tepat. Komunikasi yang berkesan membantu mewujudkan hubungan yang sihat antara pelbagai pihak yang berkepentingan dengan latar belakang budaya dan organisasi, tahap kepakaran, minat, dan perspektif yang berbeza-beza. Bersama-sama mereka dapat mempengaruhi pelaksanaan projek dan produk akhir.Proses lengkap pengurusan komunikasi projek adalah gabungan dua bahagian:
- The bahagian pertama berurusan dengan pengembangan strategi yang memastikan sistem komunikasi yang berkesan untuk pihak berkepentingan.
- The bahagian kedua bertujuan untuk melakukan aktiviti yang diperlukan untuk melaksanakan strategi komunikasi.
Rata-rata, seorang pengurus projek menghabiskan sekitar 85-90% dari keseluruhan masa projeknya untuk berkomunikasi. Oleh itu untuk a , mengekalkan aliran komunikasi yang berkesan menjadi sangat penting. Untuk melakukannya, dia mesti memutuskan strategi projek pada awal projek dan mengikutinya sepanjang kitaran hidup projek. Beberapa yang sangat digalakkan yang membantu dalam mewujudkan komunikasi yang berkesan disenaraikan di bawah:
- Mendengar aktif yang kuat
- Penulisan yang mahir
- Keupayaan bertutur yang fasih
- Menyoal dan meneroka idea
- Menetapkan dan menguruskan jangkaan
- Memotivasi pasukan untuk menjadi dan terus terlibat
- Bimbing pasukan untuk meningkatkan prestasi
- Penyelesaian konflik
- Keupayaan Meringkaskan dan mengulangi
- Kenal pasti langkah seterusnya yang paling berkesan
Bersama dengan kemahiran yang disenaraikan di atas, pengurus projek juga mesti mengikuti 5 C komunikasi yang akan membantu mewujudkan komunikasi tanpa gangguan dan sistematik sepanjang projek. Lima C ini adalah:
Dari segi , komunikasi boleh terdiri daripada pelbagai jenis:
- Komunikasi bertulis: Ini adalah salah satu bentuk komunikasi yang paling tepat yang dihantar melalui media surat-menyurat. Ia dapat dipisahkan lebih jauh menjadi dua bentuk:
- Formal bertulis: Piagam projek, pernyataan skop, rancangan projek, WBS, status projek, isu kompleks, komunikasi berkaitan kontrak, Memo dll.
- Tidak rasmi bertulis: e-mel, nota, surat, komunikasi berkala dengan ahli pasukan dll.
- Komunikasi lisan: Jenis komunikasi ini mempunyai tahap fleksibiliti tinggi yang dilakukan melalui media hubungan peribadi, pasukan bertemu, telefon, dll. Ia boleh dikategorikan lebih lanjut kepada dua bentuk:
- Formal Lisan: Pembentangan, ucapan, rundingan dll.
- Lisan tidak rasmi: Perbualan dengan ahli pasukan, mesyuarat projek, perbincangan bilik rehat atau bilik perang dll.
- Perhubungan tanpa percakapan: Ini adalah bentuk komunikasi yang paling asas dan kira-kira 55% komunikasi dilakukan dalam bentuk ini.Contoh umum jenis komunikasi ini adalah ekspresi wajah, pergerakan tangan, nada suara semasa bercakap, dll.
Saya harap sekarang anda mempunyai pemahaman yang lebih baik mengenai apa itu pengurusan komunikasi projek. Pada bahagian seterusnya, saya akan membincangkan bagaimana pengurusan komunikasi memberi manfaat kepada organisasi.
Manfaat Pengurusan Komunikasi
- Jangkaan: Rancangan komunikasi projek membantu dalam menetapkan piawaian bagaimana dan kapan komunikasi harus berlaku.Ini membantu pengurus dalam menjaga kawalan projek dan memastikan semua pihak berkepentingan menerima maklumat yang diperlukan.
- Ketekalan: Dengan rancangan komunikasi yang betul, pengurus projek menjadi lebih konsisten dalam mengendalikan aktiviti projek. Ia juga memberi arahan kepada anggota pasukan agar mereka dapat berkomunikasi dengan seluruh pasukan dan pihak berkepentingan secara konsisten.
- Produktiviti: Pelan pengurusan projek yang cekap membuat semua ahli pasukan mendapat maklumat yang baik mengenai kejadian projek. Dengan cara ini mereka selalu dilengkapi dengan maklumat yang mereka perlukan dan bukannya menghentikan kerja dan mencari maklumat yang hilang.
- Hasil: Ini mewujudkan saluran komunikasi yang tepat dan jelas antara pasukan dan pihak berkepentingan yang memastikan bahawa pasukan tahuapa yang dikehendaki, diperlukan dan diharapkan oleh pihak berkepentingan dari hasil projek.
- Komunikasi Terkawal: Pengurusan komunikasi juga memastikan bahawa maklumat yang tepat disampaikan kepada orang yang tepat dan pada masa yang tepat. Ini tidak meninggalkan ruang untuk kekaburan atau kekeliruan dan memberikan aliran komunikasi yang lancar.
- Kerjasama Pasukan Projek: Komunikasi yang baik sering menghasilkan kolaborasi yang lebih baik di antara ahli pasukan dan meningkatkan fokus pada keseluruhannya.
- Sesi Kickoff Berkesan: Rancangan pengurusan komunikasi yang tersusun dengan baik memberi peluang kepada projek-projek seperti itumemastikan bahawa projek dan metodologi dibincangkan dan dikaji pada tahap tinggi. Setelah ini dipastikan proses komunikasi selanjutnya dinyatakan dan dipersetujui oleh ahli pasukan yang memberi mereka gambaran yang jelas tentang apa yang akan berlaku seterusnya dan apa peranan mereka dalam projek ini.
Proses Pengurusan Komunikasi Projek
Kawasan Pengetahuan pengurusan komunikasi projek terdiri daripada tiga proses berikut:
1. Rancang Pengurusan Komunikasi
Plan Communication Mangement adalah proses awal bidang pengetahuan pengurusan komunikasi projek. Dalam proses ini, rancangan yang sistematik dan berkesan dikembangkan untuk aktiviti yang terlibat dalam komunikasi projek. Ini sebahagian besarnya menggunakan maklumat seperti keperluan setiap pemangku kepentingan dan pasukan, aset organisasi yang ada dan keperluan projek. Proses pengurusan komunikasi rancangan dilakukan secara berkala di sepanjang . Ini terutama membantu dalam penyampaian data yang relevan tepat pada masanya melalui pendekatan yang didokumentasikan yang memastikan para pihak berkepentingan terlibat dengan cara yang cekap.
Rancangan pengurusan komunikasi melibatkan pelbagai input, alat & teknik dan output yang telah saya senaraikan dalam jadual di bawah:
| Input | Alat & Teknik | Keluaran |
|
|
|
2. Menguruskan Komunikasi
Proses kedua pengurusan komunikasi projek adalah Mengurus Komunikasi yang bertujuan terutamanya untuk mengumpulkan, membuat, menyebarkan, menyimpan, mengambil, mengurus, memantau dan akhirnya membuang maklumat projek dengan tepat dan tepat pada masanya. Ia dilakukan sepanjang kitaran hidup projek untuk menyediakan aliran maklumat yang mudah dan efisien dari pasukan projek kepada pihak berkepentingan dan sebaliknya. Proses ini juga membantu dalam mengenal pasti pelbagai aspek komunikasi berkesan dan yang paling sesuai metodologi , teknologi, dan teknik. Selanjutnya, ini membolehkan keseluruhan sistem komunikasi menjadi lebih fleksibel dengan memberi ruang untuk penyesuaian dalam kaedah dan teknik. Ini membantu menampung perubahan permintaan dan keperluan pihak berkepentingan tanpa mengganggu aliran komunikasi.
Dalam jadual di bawah ini saya telah menyenaraikan senarai lengkap input, alat & teknik dan output yang terlibat dalam proses Menguruskan Komunikasi:
| Input | Alat & Teknik | Keluaran |
|
|
|
3. Memantau Komunikasi
Monitor Komunikasi adalah proses terakhir dari bidang pengetahuan pengurusan komunikasi. Proses ini memastikan bahawa semua keperluan dan keperluan maklumat projek dan pihak berkepentingan yang terlibat dipenuhi dengan penyelesaiannya. Ia dilakukan sepanjang tahun dan membantu mengoptimumkan aliran maklumat mengikut rancangan pengurusan komunikasi dan pelibatan pihak berkepentingan.
Jadual di bawah mengandungi senarai pelbagai input, alat & teknik dan output yang terlibat dalam proses akhir pengurusan komunikasi projek:
| Input | Alat & Teknik | Keluaran |
|
|
|
Jadi, ini semua mengenai Pengurusan Komunikasi Projek. Sekiranya anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai metodologi pengurusan projek atau ,anda boleh menyemak saya ' juga.
pasang php pada windows 10
Jika anda menganggap artikel 'Pengurusan Komunikasi Projek' ini relevan, lihat oleh Edureka, sebuah syarikat pembelajaran dalam talian yang dipercayai dengan rangkaian lebih daripada 250,000 pelajar berpuas hati yang tersebar di seluruh dunia.
Ada soalan untuk kami? Sila sebutkan di bahagian komen artikel Pengurusan Komunikasi Projek ini dan kami akan menghubungi anda.